Od stycznia obowiązują przepisy ustawy o skróceniu czasu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej do 10 lat oraz możliwości ewidencjonowania jej w formie elektronicznej. Zmiana ma przynieść wiele korzyści zarówno dla właścicieli firm, pracowników kadr oraz zatrudnionych.

Pracodawcy zobowiązani są do tego, aby system kadrowy obowiązujący w przedsiębiorstwie został dostosowany do nowych zasad. Może to okazać się dużym wyzwaniem, które wymagać będzie odpowiedniej organizacji oraz umiejętnego doboru właściwych narzędzi informatycznych.

Nowe przepisy prawne mają usprawnić procesy zarządzania dokumentami i raportowania danych przechowywanych w aktach osobowych.

Podmioty zatrudniające pracowników powinny korzystać z takich systemów, w których działania poszczególnych osób mających dostęp do systemu są rejestrowane w formie logów. To oznacza, że każde wyświetlenie, dodanie lub usunięcie dokumentu, wysłanie go czy zapisanie na dysku jest odnotowywane w systemie.