Firmy, zgłoszone jako czynny podatnik VAT, muszą wywiązywać się z szeregu obowiązków, takich jak wystawiania faktur, prowadzenie ewidencji, składanie deklaracji podatkowych czy dokonywanie płatności z tytułu tego podatku n rzec Urzędu Skarbowego.
Z podatkiem tym spotykają się jednak nie tylko przedsiębiorcy, ale również nabywający towary lub usługi. Jest on wyszczególniony na fakturach oraz paragonach (jako PTU), które otrzymujemy dokonując codziennych zakupów.

Formalnie do zapłaty podatku VAT zobowiązany jest sprzedający, w praktyce jednak płaci go finalny nabywca, ponieważ zazwyczaj jest on wliczony w cenę cenę produktów. Właściciele firm mają obowiązek odprowadzania podatku od towarów i usług do Urzędu Skarbowego, przenoszą jednak koszty na kupujących.

Z punktu widzenia mechanizmu VAT, istotne są dwa pojęcia:

– VAT naliczony – podatek zapłacony przez przedsiębiorcę w czasie nabywania usług i towarów niezbędnych do prowadzenia przez niego działalności,
– VAT należny – podatek, jaki przedsiębiorca dolicza do ceny sprzedawanych przez siebie produktów.

Do Urzędu Skarbowego właściciele firm wpłacają środki stanowiące różnicę między podatkiem należnym i naliczonym.