Dokumenty księgowe to pewnego rodzaju dowody zaistniałych sytuacji mających miejsce w przedsiębiorstwie. Muszę one być przechowywane w odpowiedni sposób, aby nie zostały zniszczone.
Gdzie powinny być przechowywane? Miejscem przechowywania dokumentów powinna być siedziba przedsiębiorstwa lub miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Dokumenty te są potrzebne w przypadku wystąpienia kontroli jednostki gospodarczej – mają charakter dowodowy.

Czas przechowywania dokumentów księgowych:
– Listy płac – powinny być przechowywane przez okres 50 lat.
– Dowody księgowe, dokumenty z inwentaryzacji, księgi rachunkowe – okres 5 lat.
– Dowody kasowe, odcinki paragonowe – co najmniej do momentu rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątkowe.
– Dokumenty polityki rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności.
– Dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat.
– Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
– Sprawozdanie finansowe – zawsze.