Często w firmach zachodzi sytuacją, w której zaszła operacja gospodarcza, lecz dokumenty to potwierdzające nie dotarły jeszcze do firmy. W takich sytuacjach pojawia się pytanie co zrobić?dokumentacja księgowa

Rozwiązanie dla tej sytuacji można znaleźć w ustawie o rachunkowości. Dopuszcza ona dowody zastępcze, które mogą być uznane za dowody księgowe, lecz tylko do momentu otrzymania właściwego dowodu księgowego. Nie mogą być one jednak podstawą zapisów księgowych przy zakupie opodatkowanym VAT oraz skupie metali nieżelaznych od ludności.

Podczas korzystania z zastępczych dowodów księgowych, należy pamiętać o tym, że dowody takie powinny zawierać wszelkie cechy dokumentu księgowego czyli:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, 
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu, 
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.