Przedsiębiorca zatrudniający w swojej firmie pracowników posiada dodatkowe obowiązki, które określone są w Kodeksie pracy. Jednym z obowiązków jest prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Przedsiębiorca niezależnie od formy działalności gospodarczej oraz od liczby zatrudnianych pracowników zobowiązany jest do prowadzenie akt osobowych każdego pracownika z osobna.

Zgodnie z przepisami akta osobowe pracowników powinny składać się z 3 części:
– część A – tutaj powinny znajdować się dokumenty dotyczące ubiegania się o pracę przez pracownika np. kwestionariusz osobowy,
– część B – w tej części powinny znajdować się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia np. umowa o pracę, zaświadczenie o szkoleniu,
– część C – tutaj gromadzi się dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy np. wypowiedzenie.

Obecnie akta osobowe każdego pracownika przechowywane muszą być przez okres 50 lat. rząd planuje zmiany w tym zakresie. Okres przechowywania akt pracowniczych ma być zmniejszony do 10 lat. Możliwe także będzie przechowywanie akt w formie elektronicznej.

W przypadku gdy pracodawca nie prowadzi dokumentacji pracowniczej lub prowadzi ją niewłaściwie, naraża się na karę grzywny w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł.