Firma delegując swojego pracownika, poza miejsce pracy lub zamieszkania, wysyła go w tzw. podróż służbową. Koniecznym warunkiem jest również czas, w jakim się to odbywa. Ponieważ pracownik ponosi z tego tytułu koszty (jedzenie, zakwaterowanie, przejazdy), przedsiębiorstwo jest zobowiązane pokryć te wydatki. W celu uregulowania rachunków pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą, należy sporządzić dokument zwany rozliczeniem kosztów podróży służbowej.
Rozliczenie kosztów podróży zawiera ewidencję poniesionych przez pracownika kosztów, związanych z jego wyjazdem. W ich skład wchodzą:
- koszty dojazdu – ustalane na podstawie biletów kolejowych, autobusowych czy lotniczych.
- koszty przejazdów – wiązane z przemieszczaniem się komunikacja miejską. Mogą być ustalane na podstawie ryczałtu (20% diety) lub na podstawie zakupionych biletów.
- koszty wyżywienia (jeżeli nie jest wliczone w cenę noclegu) – zwane dietą, wynoszącą od 2013 roku – 30 złotych.
- koszty noclegu – ustalane na podstawie rachunków z hotelu lub ryczałtu w wysokości 150% diety.
- inne koszty poniesione, związku z odbyciem podróży służbowej.